כלים אג’ילים – יש דבר כזה?

לא פעם ולא פעמיים אני נשאל:
“אנחנו מתחילים לעבוד בסקראם (או כל שיטה אג’ילית אחרת) באיזה כלי כדאי להשתמש בכדי לנהל את הפרויקט שלנו?”
וכמעט תמיד התשובה שלי היא משהו בסגנון “מה רע בלוח עם פתקים או כרטיסיות?” או במקרה הגרוע “מה רע באקסל או בכל גיליון אלקטרוני אחר?”  למה אני חושב ככה?

notoolsReq הסיבה העקרית היא שאני לא ממליץ על שימוש בכלים, היא שאני מאמין שהבעיות של המערכת לא ניתנות לפתרון באמצעות תוספת של כלים או תהליכים, להיפך, כשמנסים לפתור בעיות ע”י הוספה של כלים או תהליכים חדשים, עלולה להיווצר תחושה נעימה (ומזויפת) של שליטה ובקרה, כשלמעשה ההיפך הוא הנכון, הכלים הללו מונעים שקיפות אמיתית ומורידים את איכות התקשורת בין האנשים בארגון (למה לדבר, יש הכל בכלי).

כשאנחנו מחדירים כלי שמטרתו “לנהל” את התהליך וההתנהלות של הפרויקט, אנחנו מסיטים את הפוקוס מהמקום שבו הוא צריך להיות – הארגון ומהערכת, לכיוון התיישרות לכלי מסוים ולאילוצים שהוא כופה עלינו.

נסקור את הסיבות לשימוש ב”כלים אג’ילים” שאני נתקל בהן:

שליטה: כלי אג’ילי מאפשר לי בצורה ממוכנת להקצות משימות לצוותים ולאנשים, ללא הצורך לבוא איתם במגע: אני מריח בעיה מערכתית שקשורה למעורבות של האנשים, ולאיכות התקשורת בינהם. מה כל כך נורא בלתקשר משימות פנים אל פנים בשיחה בע”פ, אני לא פוסל גיבוי של המסרים בכתב או אחרת, אבל אין תחליף לשיחה. אז לצורך הקצאת משימות אין צורך בכלי!

בקרה: כלי אג’ילי מאפשר לי לדעת בכל רגע נתון, מה המצב של הספרינט הנכחי ושל הפרויקט כולו: למה כל  כך חשוב לך לדעת בכל רגע נתון וברמת הספרינט מה המצב? האם את לא סומכת על הצוות שכאשר תהיה בעיה הם יצרו איתך קשר ויתריעו על כך? האם לא סביר בעינייך פעם במספר ימים לקפוץ לישיבת הדיילי ולשמוע במו אזנייך מה קורה? רצוי אפילו שתפגיני מעורבות אמיתית, ע”י “ירידה לעם” מידי פעם.
ברמת המוצר, גרף ה-Burndown של הפרויקט אמור לתת לך תמונה מאוד ברורה על מצב הפרויקט הנכחי. מעבר לכך כל נתון אחר אמור להיות שקוף וחשוף ע”פ הצורך ואם הוא לא – ישנה בעיית שקיפות.ושום כלי לא יעזור, הוא רק יחמיר את המצב. לצורך בקרה אין צורך בכלי!

סיבוכיות: כלי אג’ילי מאפשר לי לנהל את המורכבות והסיבוכיות שיש בפרויקט שלי: למה ניהול הפרויקט כל כך מסובך שהוא דורש כלי? לי זה נשמע שעצם הבעיה היא הסיבוכיות הגבוהה שדורש ניהול הפרויקט, ניהול פרויקט בסקראם בנוי להיות פשוט, מהיר וגמיש לשינויים, אם הפרוייקט שלכם לא יכו ללהתנהל ככה, הפתרון הוא לא בצורך של כלי, הפתרון הוא לפשט את הפרויקט, וכן, זה אפשרי. לצורך התמודדות עם מורכבות אין צורך בכלי!

ניתוח נתונים: כלי אג’ילי מאפשר לי לנתח את הנתונים בפרויקט שלי: איזה נתונים בדיוק צריך לנתח שלא ניתן לעשות בכלים פשוטים? עלות פרויקט ליום? אני מוכן לתת לכם את הנוסחה הפשוטה (מספר אנשים שעובדים ליום * עלות של אדם ליום + תקורה יומית). הנתון הכי חשוב בפרויקט הוא Velocity והוא מחושב מעצמו ע”י ניהול נכון של פרויקט. ממנו קל לגזור נתונים חשובים כגון עלויות, זמנים ועוד.לצורך ניתוח נתונים אין צורך בכלי!

עקרון חשוב ומנחה במניפסט האג’ילי (עקרון 5) הוא:

Build projects around motivated individuals, give the environment and the tools they need, and trust them to get the job done.

עקרון נוסף חשוב (עקרון 11) הוא:

The best architectures, requirements and design emerge from self-organizing teams

בכלים האג’ילים הללו  הדגש הוא על דיווח ומעקב, דבר שסותר כמעט באופן מלא את העקרונות האג’ילים שציינתי מעל. מנסיוני התוצאות של שימוש בכלים כאלה, כמעט תמיד גורר עיוות של המציאות ע”י סילוף של הנתונים.
למשל: מי רוצה כל יום מחדש לתת הסברים על למה הגרף לא מתקדם כצפוי, עדיף פשוט לגרום לו להתקדם ככה ולעבוד בשקט…

image ואולי נקודה חשובה לא פחות: הכלים הללו בד”כ עולים, ועולים הרבה כסף, אני מציע שבמקום להשקיע מספר אלפי דולרים (במקרה הטוב) בכלי לניהול פרויקט אג’ילי, תקחו את אותו כסף ותקנו עוד כמה ספרים לארגון, אולי תוציאו חלק מהאנשים לקורסים, אולי תעשו יום כיף? אני בטוח שיש לכם רעיונות טובים לא פחות לאיך לנצל מספר אלפי דולרים בשנה.

ולסיום אני מסייג: בהחלט ישנם מצבים שבהם עבודה עם כלים לניהול פרויקט אג’ילי יכולה לשפר את איכות החיים (בעיקר של המנהלים) אבל בכדי למנוע את התופעות שהזכרתי, אני ממליץ להתחיל להשתמש בהם רק אחרי שוידאתם שהתרבות והלך הרוח של הארגון דוחפים לשיתוף פעולה, לחוסר האשמה ולאמון הדדי, וזה לטעמי לוקח בין שנה לחמש שנים.
אחרי שזה קורה, תשקלו איזה כלי מתאים לכם :)

לסיום אני רוצה לצטט משפט מתוך ספר של בס וודה וקרייג לרמן:
If you automate a mess, you will get an automated mess.

Comments are closed.