בואו נדבר על… רטרוספקטיבות

אני מתחיל סידרת מאמרים חדשה שנקראת ״בואו נדבר על…״
בסדרה זו אציג בכל פעם ״אלמנט״ אג׳ילי אחר ואתן הסברים וטיפים לגבי אותו ״אלמנט״ וכמו שכתוב בכותרת, הפעם… רטרוספקטיבות.

רטרוספקטיבה של ספרינט היא הישיבה האחרונה בספרינט. היא מתקיימת אחרי הספרינט ריוויו והיא זו שמהווה מסגרת לתהליכים של שיפור מתמיד בצוות ובארגון כולו.
המטרה של הרטרוספקטיבה היא לייצר ניסויים קטנים שיוצאו לפועל במהלך הספרינט הבא במטרה לגרום לשיפורים קטנים או גדולים בתקשורת, בתפוקה, באיכות, ביצירתיות ובעבודת הצוות מול הארגון ובינו לבין עצמו.

לפני שאני צולל אני רוצה לחלוק אתכם את ה- Retrospective prime directive שניסח  Norm Kerth:

Regardless of what we discover, we understand and truly believe that everyone did the best job they could, given what they knew at the time, their skills and abilities, the resources available, and the situation at hand

כפי שהציטוט הזה מרמז המפתח להצלחה ברטרוספקטיבה הוא פתיחות ומשמעת.

  • פתיחות: דמיינו לכם רטרוספקטיבה שאין בה פתיחות, המשתתפים לא מרגישים נוח לשתף בבעיות שהם חווים, ישנם הרבה דברים מתחת לשטיח ואם כבר עולות בעיות הם של מישהו אחר… בשביל להצליח להשתפר חייבים להתבונן למציאות בלבן של העיניים. להסתכל על דרכי העבודה, התקלות, המגרעות והיחסים בתוך הצוות ומחוצה לו. אם אין פתיחות אי אפשר לעשות את זה, אם אי אפשר לעשות את זה, קשה מאוד להתניע תהליכי שיפור. 
  • משמעת: בכל ישיבה מאוד קל להיגרר לשיחה לא מובנית, נטולת פוקוס. כך גם ברטרוספקטיבה, לכן מאוד חשוב לשמור על המסגרת של הזמנים, של הנושאים ושל המטרות. משמעת פנימית היא קריטית להצלחת הרטרוספקטיבה. אני לא אומר שצריכה להיות משמעת צבאית, אבל בהחלט חשוב לכבד את המסגרת. אם זה לא קורה תפקידו של מנחה הרטרוספקטיבה (בד״כ הסקראם מסטר) להעיר את עיני המשתתפים בעובדה שאין משמעת ולנסות להחזיר את הצוות לפוקוס.

ישנן הרבה מאוד דרכים לקיים רטרוספקטיבה אבל לכולן פחות או יותר מבנה משותף:

  1. פתיחה
  2. איסוף נתונים
  3. יצירת רעיונות
  4. קביעת משימות לביצוע.

פתיחה

הפתיחה כשמה כן היא, תפקידה לעזור לצוות להיכנס לאווירה המתאימה ולהתמקד.היא לא אמורה לקחת יותר ממספר דקות בודדות. בד״כ בשלב זה בין השאר סוקרים את המשימות שנקבעו ברטרוספקטיבה הקודמת (ראו בהמשך). פעילות אפשרית לשלב זה היא check-in

איסוף מידע

המטרה של שלב איסוף המידע היא להתבונן על הספרינט שעבר ולציין אירועים אשר קרו במהלך הספרינט ודורשים התייחסות, אירועים יכולים להיות הצלחות ובעיות. דברים כגון: הבילד נשבר ולא תוקן מייד, גילינו תקלה והוא תוקנה במהירות, ה-PO לא אישר את הפיתוח בספרינט ריוויו, נתקענו כי חיכינו לעבודה של צוות אחר וכדומה. בשלב איסוף המידע מקובל להשתמש בפעילות אשר הופכת את השלב הזה ליעיל, מהיר ואף יצירתי יותר. לדוגמא Timeline.

יצירת רעיונות

המטרה של החלק השלישי של הרטרוספקטיבה היא לנתח את האירועים שצוינו בחלק הקודם ע״י הבנה של המשמעות שלהם, בד״כ הנתונים שנאספו מצביעים או חושפים סימפטומים של בעיה ולא את הבעיה עצמה, בחלק זה, אחרי שבחרנו 2-3 נושאים שלדעת הצוות הם החשובים ביותר, ננסה לנתח אותם ולהבין מדוע הם קורים, ולא פחות חשוב, איך (אולי) אפשר למנוע אותם. התוצאה של שלב זה  אמורה להיות אוסף של משימות לביצוע שמתוכן בחלק הבא אנו נבחר איזה נוציא לפועל ואיזה ילכו לסל המיחזור.

קביעת משימות לביצוע

אם לא הגעתם לכאן אז חבל בכלל שעשיתם רטרוספקיטה, טוב לא להגזים,  אבל אם לא הגעתם לכאן הפקתם במקרה הטוב 20% מהתועלת שיכולה הרטרוספקטיבה להביא. המטרה של שלב זה היא לחלק את האחריות למשימות בין חברי הצוות. מקובל לבצע את זה בשיטת ההתנדבות ולא ע״י חלוקת המשימות באופן שרירותי, הרעיון שעומד מאחורי זה הוא שאם אף אחד לא מוכן לקחת אחריות על המשימה אז כנראה שאין מישהו בצוות שמספיק חשוב לו כרגע הנושא של המשימה וזה מוריד משמעותית את סיכויי הביצוע וההצלחה בכל מקרה. כדאי מאוד לנסות ולהגדיר משימות קטנות ומאוד קונטרטיות בכדי להגדיל את סיכויי הביצוע שלהן.

טיפים לביצוע יעיל של רטרוספקטיבה:

  • תעשו אותה – פשוט תעשו אותה. כבר נתקלתי בצוותים שאומרים שאין להם צורך בה. מה זה אומר לי? או שהצוות חושב שאין לו יותר איך או במה להשתפר או שהיא לא מועילה בכלום. במקרה השני אני ממליץ לקרוא שוב את הפוסט הזה ובמקרה הראשון אני ממליץ לכלכת לשיעור על הלכות ענווה :)
  • הקפדה על מסגרות זמן – מאוד מומלץ לקבוע מראש בשלב הפתיחה מסגרות זמן לכל שלב ולהקפיד עליהן, כך נוכל לשמר את הפוקוס ולהבטיח שנגיע לחלק האחרון והחשוב ביותר.
  • גיוון – אם הרטרוספקטיבה מבוצעת שוב ושוב באותה צורה אז היא הופכת למשעממת, אם היא הופכת למשעממת אז היא משתקת יצירתיות, אם היא משתקת יצירתיות אז היא מאבדת מהאפקטיביות שלה. חבל. ישנן המון שיטות לביצוע רטרוספקטיבה, חלקן נמצא בספר הזה ואני גם ממליץ על האתר הזה, הזה והזה לקבלת רעיונות. 
  • המשתתפים הנכונים – נכונים? מה זה נכונים? נכונים זה אומר כאלה שמאפשרים את הפתיחות ואת שיתוף הפעולה בין האנשים, אם אתם חשים שהנוכחות של מנהל המוצר גורמת לאנשים לא לדבר בפתיחות שתפו אותו בזה ותנסו למצוא פתרון שבמקרים חריגים יכול להיות לבקש ממנו לא לבוא.
    רוצים להשתפר? לא הבטחתי לכם חיים קלים… 
  • תיעוד – תיעוד? באג׳יל? נפלתי על הראש? לא. מאוד חשוב לתעד את המידע שנאסף ברטרוספקטיבה מכמה סיבות: הראשונה היא שקיפות. אנחנו לא מסתירים כלום מאף אחד ותיעוד פומבי של התוצאות יאפשר לכם להדגיש את זה. סיבה נוספת היא לשמר ידע, כאשר אנחנו מתעדים אפשר בקלות לחזור לעבר ולראות אם זה משהו שכבר נתקלנו בו, האם כבר ניסינו לפתור אותו? האם זה הצליח? סיבה שלישית היא מעקב, אם מתעדים נאז אי אפשר ״לשכוח״ משימה שהחלטנו לעשות? אפשר להסתכל על התיעוד במהלך הספרינט ולראות האם אנחנו מתייחסים לתובנות מהרטרוספקטיבה ואם לא אזה למה?

כאן בא לסיומו המאמר הראשון הסדרת ״בואו נדבר על…״ אשמח לשמוע חוות דעת על הרעיון של סדרה שכזו והאם יש נושאים ספציפיים שהייתם רוצים שאכתוב עליהם.

*מקור התמונות :
http://www.flickr.com/photos/linkey/2752696822/
http://www.flickr.com/photos/chodhound/4489875318/sizes/z/in/photostream/

3 Responses to “בואו נדבר על… רטרוספקטיבות”

  1. Naama says:

    היי,
    אהבתי מאוד את הרעיון,
    הייתי מעדיפה שיהיה כתוב באנגלית, כך שנוכל לשתף את חברינו בהודו :-)
    בכל אופן אשמח לקבל טיפים לאיך לכתוב סיפורים בצורה אפקטיבית, דבר נוסף שהייתי שמחה לקרוא עליו זה איך ATDD עובד בצורה פראקטית, ממש ברמת תיכנון איטרציה

    המון תודה!

    נעמה.

  2. eladsof says:

    הי נעמה,

    קודם כל תודה.
    אני מקבל את הבקשה בשמחה והפוסט הבא יהיה בנושא סיפורים ו-ATDD.
    אלעד.

  3. נעמה says:

    היי אלעד
    תודה!
    מחכים בקוצר רוח :-)