ישיבות או לא להיות

כפי שהובטח, הינה מגיח לו הפוסט השני בנושא ישיבות, אם הראשון התעמק יותר בטיפים כלליים, בפוסט הזה אני רוצה להתעסק יותר בהתנהלות של הישיבה עצמה, ולעשות זאת מהזווית של מנחה הישיבה (או במקרים רבים הסקראם מסטר – Scrum master).

clip_image002באופן קלאסי ישיבה מתחלקת לשלושה חלקים:

– הכנת השטח.
– איסוף נתונים
– עיבוד הנתונים.

הכנת השטח
הכנת השטח כוללת בד”כ הצגה ברורה של הנושאהבעיההשאלה שבגללה כינסנו את הישיבה, למרות שלעיתים זה נשמע טריוויאלי, ויש הנוטים לחשוב שאין בכך צורך, הניסיון שלי מראה לי שיש ערך רב בלהשקיע מספר דקות ולהבהיר (שוב) את הסיבה המדויקת שבגינה מתקיימת הישיבה.
ניתן לשאול את המשתתפים האם הנושא הזה מקובל עליהם, האם זה מה שהם רוצים לדון בו, מרבית הסיכויים הם שתקבלו כן מכולם, אבל פעולה פשוטה זו מסייעת בהעלעת מידת המחוייבות של המשתתפים.
אני ממליץ שבנוסף לתיאור בע”פ של הנושא, הנושא יהיה זמין ובולט בצורה ויזואלית, ע”י כתיבה שלו על לוח מחיק או על פליפ-צ’ארט (מישהו יודע איך קוראים לזה בעברית?), כאשר הנושא קיים באופן ויזואלי זה עוזר לשמור על המיקוד של המשתתפים, ומשמש ככלי עזר למנחה הישיבה במקרה שמאבדים את הפוקוס ע”י שימוש במשפטים בגון: “חיים, זה קשור באופן ישיר לנושא או שניתן לדון הזה אח”כ ?”
בחלק הזה של הישיבה גם ניתנת הזדמנות למשתתפים לצאת מהישיבה כי זה לא מה שהם חשבו, או שהם חושבים שאין שום ערך מוסף בהשתתפותם. שלב זה בד”כ דורש 5%-10% מזמן הישיבה.

איסוף נתונים
זהו השלב השני, לשלב זה רוב הישיבות מגיעות, אבל רבות גם לא יוצאות ממנו.
בשלב זה אנו מעוניינים שהמשתתפים יאספו ידע והבנה לגבי הנושא, יחליפו דעות בינהם, ויבנו למעשה, ידע שבאמצעותו נוכל להתקדם. תפקיד המנחה הוא בד”כ לספק את התשתית לאיסוף הידע ולאפשר למשתתפים להישאר ממוקדים ולקבל תועלת מירבית ומספר רב ככל האפשר של תגובות רלוונטיות אפשריות. ישנן טכניקות רבות לאיסוף מידע בקבוצה (הנה רעיון לפוסט), ולא נדון בהם במאמר הזה. (מיקוד, כבר אמרתי?)
ע”מ לאפשר לכל הנכחים להשתמש בנתונים ובתגובות שנאספו אני ממליץ לדאוג לכך שכל התגובות יהיו זמינות לכולם ע”י שימוש בלוח מחיק מקרן משהו דומה. השלב הזה בד”כ דורש 50%-70% מזמן הישיבה.

עיבוד הנתונים
זה החלק הקשה, אליו לעיתים קרובות מידי פשוט לא מגיעים… ובנוסף, בלעדיו לישיבה אין ערך.
בחלק זה אמורים משתתפי הישיבה להשתמש בידע שנצבר בחלק הקודם ולקבל החלטות ביצועיות לגבי ההמשך.
בכדי להגיע אליו תמיד, אני ממליץ לתחום בזמן את איסוף הנתונים, וגם במקרה ש”לא סיימנו” לנסות ולקבל החלטות על סמך המידע שכן הצלחנו לצבור, כאשר אני יוצא מהנחה ש”עדיף לקבל החלטות בינוניות מאשר לא לקבל החלטות בכלל”.
ישנם מקרים שבהם לא ניתן לקבל את כל ההחלטות אבל יש מספיק ידע לקבל חלק מהן, גם זה אפשרי, במקרים חריגים ניתן להסכים שעדיין לא ניתן להחליט כלל ואז ההחלטה היא מתי ואיפה נמשיך לדון בנושא, מה שחשוב הוא שנצא מהישיבה עם משהו קונקרטי ביד, שלא נרגיש ש”שרפנו” עוד שעה לחינם.
ישנן מספר טכניקות ידועות לקבלת החלטות בקבוצה וניתן לקרוא על בספרות בנושא.

המודל שהצגתי הוא לא מקורי או מיוחד, זה מודל שאני ממליץ לכל מי שאני מייעץ כקו מנחה לניהול ישיבות, אני מאמין שאם תפעלו ע”פ המודל הזה, תגיעו לתוצאות טובות יותר ולישיבות “איכותיות” יותר.

Comments are closed.