הכל זה אישי

לא מזמן ובמסגרת הסדנאות של כנס אג׳ייל פרקישיונרס 2013, זכיתי להעביר ביחד עם Yves Hanoulle סדנא שנקראת Persnal Agility, למעשה הסדנא עוסקת בנושא שנקרא Personal Kanban שבלי לפרט יותר מידי היא טכניקה שמבוססת על קנבן קלאסי אבל מטרתה היא להכניס סדר ושפיות לניהול העצמי של כל אחד ואחת מאיתנו.

גם אני מנהל את המשימות שלי באצעות לוח קנבן אישי וכשמו כן הוא – אישי ולכן לא אחשוף אותו כאן אבל ללא ספק השימוש בלוח קנבן אישי עזר ועוזר לי מאוד בהתמודדות עם היום יום ובשמירה על איזון.

בסדנא מוצגים מספר רב של נושאים שעוזרים להכניס סדר, ומסבירים איך להתמודד בצורה ויזואלית עם ניהול המישמות שלנו, שימוש בויזאליזציה מאפשר בקלות יחסית להבין את המצב הנכחי ולקבל החלטות, בין הנושאים שתמיד עולים זה איך להתמודד ולהמחיש את רמת הדחיפות של המשימות, בסדנא הספציפית הצגנו את הרבעים של קובי (ב׳ רפויה), לטעמי הרבעים הם קונספט חשוב ושימושי אבל קשה יחסית להמחיש על משימה ספציפית את רמת הדחיפות שלה רק ע״י סימון על הפתק או משהו דומה, אחת ההצעות שעלתה היא לחלק את לוח הקנבן לארבעה רבעים אבל גם זה לא ממש מוצא חן בעיני, וביום אחד בזמן שאני משחק עם הילדים שלי עלה במוחי רעיון להמחיש בצורה טובה את רמת הדחיפות של משימה,  ובתגובה לציוץ ענה לי ברק (שהשתתף בסדנא) שהוא ישמח אם אני אחלוק את הרעיון.

image

אז הנה אני חולק:

Old Personal Kanban זו אילוסטרציה של לוח הקנבן האישי שלי (תקליקו להגדלה), אני משתמש בצבעים כדי להמחיש את ההשתייכות של המשימה (אישי, קהילתי, עסקי, משפחתי) ובמיקום המשימה בטור הספציפי בכדי להמחיש את העדיפות שלה (יותר גבוה, יותר חשוב), בנוסף ישנה שורה בחלק העליון של הלוח עבור משימות ״מפתיעות״, כיבוי שריפות וכאלה.

אני גם מחלק את עמודת ה-Done לשני חלקים, בחלק התחתון אני שם משימות שהסתיימו שכדאי לי לנתח בשביל שיפור, החלק האחרון ששווה להסביר זה משימות שחוזרות על עצמן – הן נמצאות בחלק התתון של הלוח בייצוג שונה.

ישנם עוד דברים וטכניקות שאני משתמש, אבל בפעם אחרת אולי… (אם זה מעניין אתכם תבקשו)

אף פעם לא הייתי מאוד מרוצה מצורת ההמחשה של הדחיפות/עדיפות של המשימות והנה השיפור שאני חושב לעשות בלוח הקנבן שלי.

New Personal Kanban כפי שאתם רואים (תקליקו להגדלה) הארכתי בצורה אלכסונית את הטורים To do, in work, on hold ו-today, הצורה הזו מאפשרת לי לראות במבט חטוף משימות שבגלל סיבות שונות ומשונות לא נמצאות במקום שהייתי מצפה שהם יהיו, אם כי הזמן לביצוען הולך ואוזל או אם כי הן נמצאות (לדעתי כמובן) זמן רב מידי על הלוח.

למשל משימה שנמצאת בעמודת ה-to do והייתי מצפה שתהיה כבר לפחות ב- Today תמצא את מקומה בעמודת ה-To do מתחת לעמודת ה-In work.

השינוי המבני הזה יעזור לי לראות במבט חטוף מה מצב המשימות האמיתי שלי לעומת מה שהיית׳י רוצה שיקרה, מעבר לויזואליות של הנושא אני מאמין ומקווה שזה יהיה עוד מנוע חזק לכיוון של שימור מתמיד.

הנושא עוד בוסרי ואין לי מושג אם הוא יעבוד או לא, מה דעתכם?

אשמח להערות והארות בנושא.

בנוסף אנחנו מציעים קורסים ציבוריים ופרטיים בנושא, פרטים ניתן למצוא באתר שלנו.

11 Responses to “הכל זה אישי”

  1. פוסט יפה! נשמע מעניין.
    באינטואיציה נראה לי שדווקא הסידור ה”מסורתי” (המוצג ראשון) הוא יותר מדוייק וקונקרטי. עצם זה שהמשימות תחומות באזורים קטנים הופך אותן ליותר “ניתנות לביצוע” בעיני. אבל אולי זה רק באופן אישי…
    בכל מקרה, אם תנסה ותראה, אולי תוכל לשתף ולספר איך היה :-)

  2. Alon Cohen says:

    יכול לעבוד אבל זה יצריך אותך להזיז את הפתקים בתוך “המשפך” בכל יום.
    אולי יהיה פשוט וקל יותר להוסיף בצורה בולטת לכל פתק את התאריך שבו הוא נכנס לעמודה?
    גם בצורה זו תוכל לדעת בכל רגע כמה זמן הפתק נמצא שם בלי מאמץ מיותר.

  3. eladsof says:

    רון ואלון תודה רבה על ההתייחסות.
    אלון אם לדעתך תנאי להצלחת הרעיון הוא להזיז את הפתקים כל יום זה מאוד מעודד אותי כי אני בכל מקרה מעדכן את הלוח לפחות פעמיים ביום (בבוקר ובערב) ולפעמים גם יותר.
    השיטה עם התאריך היא מה שאני עושה היום פחות או יותר, אבל בגלל מגבלת הגודל הפתקים זה מצריך ממני לקרוא כל פתק בנפרד וקשה לי להשוות בינהם. הרעיון שהצעתי אמור לחסוך את ההשוואה הפרטנית ובמבט חטוף להבין לאיזה פתקים אני צריך להתייחס קודם.
    בנוסף התאריך שבו הפתק נכנס לעמודה לא מספיק לי באופן אישי. כי לעיתים החלטה שקולה היא “שיחכה – הוא לא מספיק חשוב\דחוף”

  4. ברק בנג'ו says:

    אלעד, לדעתי הרעיון יפה מאוד ושימושי, גם נראה שמבחינה ויזואלית ניתן יהיה להבחין די בקלות מה המצב. אני מקוה שזה לא יצריך יותר מידי לעדכן את הלוח. תודה על השיתוף.

  5. עמרי says:

    אז… יש רטרו על הסידור החדש?

    • eladsof says:

      מצטער על התגובה המאוחרת. יש רטרו: לי זה עובד מעולה. זה נותן לי מענה לצורך שתיארתי.

  6. Idan T says:

    אלעד תודה, פוסט מעניין אהבתי את הגישה הוויזואלית הזו והרעיון שלך לשפר.
    האם יש כלי שבעזרתו אפשר לייצר רשימות שכאלה?

    • eladsof says:

      לייצר לוח קנבן אישי יש אינסוף כלים, אני לא מכיר כלי שיכול לייצר את התצורה שתיארתי.
      דוגמא אחת לכלי כזה חינמי היא Trello. 

  7. שרה סירוטה says:

    תודה על הרעיון.
    אשמח לשמוע איך עזרה לך השיטה השניה לעומת הראשונה.
    במידה וראית שמשימה מסויימת שכבר ציפית שתהיה בעבודה עוד לא הגיע לעמודה המתאימה – אז מה? מה זה אומר?
    אני מניחה שיש סיבה לכך שעוד לא הגעת אליה… לדוגמה- צצו דברים אחרים חשובים או דחופים יותר שדרשו את טיפולך…
    במה זה עוזר לך לדעת שהתעכבת במשימה מסויימת? מה תעשה בנידון?

    תודה רבה.

  8. eladsof says:

    שרה, השיטה “השניה” (זאת עם האלכסונים) מאפשרת לי לראות במבט חטוף ומהיר אם יש משהו שדורש התייחסות דחופה או שהוא בדרך לקטסטרופה… אני עדיין משתמש בקונספט הזה וזה מחזיק מעמד כבר כמעט שנה.

    לגבי זה שמשימה לא נמצאת בעמודה המתאימה – בוודאי שיש סיבה לכך, לפעמים טובה ולפעמים לא, שיטת הפרסונל קנבן לא פותרת את הבעיות, אלא בעיקר נותנת שיקוף טוב של הנתונים, מי שאמור לפתור את הבעיות זה אני.

    לשאלה: “במה זה עוזר לך לדעת שהתעכבת במשימה מסויימת? מה תעשה בנידון?” זה עוזר לי למנוע ככל שניתן מצבים של “קטסטרופה”. מה אני אעשה בנידון – זה כבר תלוי במשימה ובאפשרויות שלי באותו זמן\נושא.

  9. וידאו שאני ממליץ לראות