Posts tagged ‘זמן’

י יש ישי ישיב ישיבו ישיבות

ישיבות זה נושא בעייתי ומעניין, כמה מכם מוצאים את עצמיכם יושבים בישיבות משועממים ושואלים “מה אני עושה פה, למה זימנו אותי בכלל?” או “איזה בזבוז זמן”. ישנם סוגים רבים של ישיבות, לדעתי הישיבות היחידות שצריכות לקרות בסקראם הם ישיבות שיתפויות שכל אחד מהנכחים מרגיש שהזמן שלו מנוצל כראוי ושיש לו מה לתרום לישיבה.
בשביל להמחיש אתן דוגמא הפוכה קלאסית: ישיבת סטטוס שבה יושבים כל הצוות, וראש הצוות עובר אחד אחד ושואל אותו מה הסטטוס, מה שבעצם קורה פה זו ישיבת אחד על אחד של ר”צ עם כל אחד מחברי הצוות כשבכל רגע נתון רק אחדמחברי הצוות מדבר, ותמיד פונה אל אותו אדם (ר”צ).
זה בזבוז זמן!

כחלק משגרת היום יום, בד”כ סקראם מסטר (Scrum Master) משמשים כמנחים של ישיבות עבור הצוות, ישיבות טכניות, ישיבות קבועות (רטרוספקטיבה, תכנון הספרינט וכד’). הנחיית ישיבות היא לא דבר טריוויאלי ובחרתי להציג מספר טיפים להנחיה של ישיבות.

  • clip_image002נייטרליות – אני רוצה שתשימו לב לניסוח שבחרתי – “מנחים של ישיבות”, מה ההבדל בין להנחות ישיבה לבין לנהל ישיבה, מנחה של ישיבה הוא לא צד לישיבה, תיאורתית התוצאות של הישיבה אינן משפיעות עליו, תפקידו אינו לקחת חלק פעיל בישיבה אלא רק לעזור לצוות להגיע לתוצאה הרצויה. המסר שאנו רוצים לשדר לצוות הוא: האחריות אצלכם, ההחלטה שלכם ומשפיעה עליכם, אני כאן רק בשביל לעזור לכם להגיע להחלטות. אם חשוב לכם לרתום את המוחות של חברי הצוות אז תקפידו להישאר נייטרלים. אם קרה המקרה ואתם מרגישים שאתם חייבים להתערב, אז אחרי שוידאתם עם עצמכם שאתם ממש, אבל ממש חייבים להתערב (כי אחרת יקרה נזק בלתי הפיך) אז אנא, בקשו רשות להביע את הדעה שלכם והבהירו לצוות שאתם לרגע קט לא תהיו נייטרלים.
  • תוצאה ברורה – לפני כל ישיבה רצוי שיהיה ברור לכם ולמשתתפים הפוטנציאלים מהי התוצאה הרצויה, אני לא יכול להדגיש מספיק את החשיבות של הדבר הזה, אם אין לכם הגדרה ברורה של התוצאה הרצויה (החלטת דיזיין, החלטה עסקית, הערכת מאמצים וכדו’) אל תקיימו את הישיבה כלל, מירב הסיכויים הם שלא יצא כלום מהישיבה והיא תהיה בזבוז זמן שלכם ושל המשתתפים. אני גם ממליץ בתחילת הישיבה לציין את המטרה בצורה ברורה ומדויקת, ואני אף נוהג וממליץ לכתוב אותה על הלוח בכדי שכל הזמן תהיה לנגד עיניינו.
  • האנשים הנכונים – תדאגו להזמין לישיבה את האנשים הנכונים, צריך שלכל אחד יהיה ברור מראש למה הוא מגיע לישיבה, מה התרומה שלו לישיבה, תשדלו להימנע מאנשים שבאים רק כדי לראות מה קורה, כאלה שאין להם אג’נדה או דעה אלא באים רק להשקיף, אם הם ממש מתעקשים לבוא, אז תבהירו מראש שאם הם באים אז אסור להם לדבר או להתערב.
  • תנאים נכונים – זה אולי ישמע טיפ טריוויאלי, אבל תדאגו שהחדר בגודל מתאים למספר המשתתפים, ודאו מראש שיש את העזרים המתאימים, תבהירו לאנשים שאם לא התבקשו אז אסור להם להכניס לפטופים, מחשבי כף יד, בלק-ברי וכו’. אם הם בחרו לבוא שיהיו כל הזמן בפוקוס על הישיבה, אם הם מתעקשים (“כי לא מעניינת אותי כל הישיבה, רק חלקים…”) אז או שמטרת הישיבה מפוזרת מידי, או שהישיבות אינן תכליתיות, ועל זה צריך לעבוד.
  • מיקוד – אחרי שיש לכם מטרה ברורה, את האנשים הנכונים, צריך גם כמובן לבצע את הישיבה, בביצוע הישיבה תפקידכם הוא קריטי בשמירה על מיקוד. ישנה נטייה אנושית לגלוש לנושאים שאינם קשורים לישיבה ואין הדיו בהם משפיע על התוצאה של הישיבה, מדברים על זה פשוט כי זה “מעניין”, המלצתי – אל תתנו לזה לקרות. כשאתם מרגישים שהישיבה הולכת לאיבוד תשאלו את הנוכחים “האם זה קשור למטרת הישיבה, אפשר שדברו על זה אח”כ בפורום אחר ?”.
  • זמנים – על הישיבה להיות תחומה בזמן, ותמיד, אבל תמיד להסתיים בזמן. אם בזמן הנתון לא הצליחו לייצר תוצאה טובה, אז יש לבדוק האם הישיבה לא היתה ממוקדת מספיק או שבאמת לא היה מספיק זמן, אם לא היה מספיק זמן תקבעו ישיבה נוספת, ובפעם הבאה תקבעו מראש ישיבה ארוכה יותר. כמו כן אתם שומרי הסף של הזמן, תדאגו שכולם מודעים לזמן שעובר, שישימו לב עוד כמה זמן נשאר ושיש להגיע לתוצאה בעוד X דקות.
  • סיכום – בסוף הישיבה תדאגו לשקף את ההחלטה שהגיע אליה, תדאגו שהיא תהיה ברורה לכולם, אם צרייך תדאגו שמישהו ישלח סיכום של ההחלטה.

נראה לי שזה מספיק לפוסט אחד בפוסט הבא אתם טיפים מעשיים לניהול הישיבה, איך מתנהגים מנחים בישיבות.