Posts tagged ‘ישיבה יומית’

י יש ישי ישיב ישיבו ישיבות

ישיבות זה נושא בעייתי ומעניין, כמה מכם מוצאים את עצמיכם יושבים בישיבות משועממים ושואלים “מה אני עושה פה, למה זימנו אותי בכלל?” או “איזה בזבוז זמן”. ישנם סוגים רבים של ישיבות, לדעתי הישיבות היחידות שצריכות לקרות בסקראם הם ישיבות שיתפויות שכל אחד מהנכחים מרגיש שהזמן שלו מנוצל כראוי ושיש לו מה לתרום לישיבה.
בשביל להמחיש אתן דוגמא הפוכה קלאסית: ישיבת סטטוס שבה יושבים כל הצוות, וראש הצוות עובר אחד אחד ושואל אותו מה הסטטוס, מה שבעצם קורה פה זו ישיבת אחד על אחד של ר”צ עם כל אחד מחברי הצוות כשבכל רגע נתון רק אחדמחברי הצוות מדבר, ותמיד פונה אל אותו אדם (ר”צ).
זה בזבוז זמן!

כחלק משגרת היום יום, בד”כ סקראם מסטר (Scrum Master) משמשים כמנחים של ישיבות עבור הצוות, ישיבות טכניות, ישיבות קבועות (רטרוספקטיבה, תכנון הספרינט וכד’). הנחיית ישיבות היא לא דבר טריוויאלי ובחרתי להציג מספר טיפים להנחיה של ישיבות.

  • clip_image002נייטרליות – אני רוצה שתשימו לב לניסוח שבחרתי – “מנחים של ישיבות”, מה ההבדל בין להנחות ישיבה לבין לנהל ישיבה, מנחה של ישיבה הוא לא צד לישיבה, תיאורתית התוצאות של הישיבה אינן משפיעות עליו, תפקידו אינו לקחת חלק פעיל בישיבה אלא רק לעזור לצוות להגיע לתוצאה הרצויה. המסר שאנו רוצים לשדר לצוות הוא: האחריות אצלכם, ההחלטה שלכם ומשפיעה עליכם, אני כאן רק בשביל לעזור לכם להגיע להחלטות. אם חשוב לכם לרתום את המוחות של חברי הצוות אז תקפידו להישאר נייטרלים. אם קרה המקרה ואתם מרגישים שאתם חייבים להתערב, אז אחרי שוידאתם עם עצמכם שאתם ממש, אבל ממש חייבים להתערב (כי אחרת יקרה נזק בלתי הפיך) אז אנא, בקשו רשות להביע את הדעה שלכם והבהירו לצוות שאתם לרגע קט לא תהיו נייטרלים.
  • תוצאה ברורה – לפני כל ישיבה רצוי שיהיה ברור לכם ולמשתתפים הפוטנציאלים מהי התוצאה הרצויה, אני לא יכול להדגיש מספיק את החשיבות של הדבר הזה, אם אין לכם הגדרה ברורה של התוצאה הרצויה (החלטת דיזיין, החלטה עסקית, הערכת מאמצים וכדו’) אל תקיימו את הישיבה כלל, מירב הסיכויים הם שלא יצא כלום מהישיבה והיא תהיה בזבוז זמן שלכם ושל המשתתפים. אני גם ממליץ בתחילת הישיבה לציין את המטרה בצורה ברורה ומדויקת, ואני אף נוהג וממליץ לכתוב אותה על הלוח בכדי שכל הזמן תהיה לנגד עיניינו.
  • האנשים הנכונים – תדאגו להזמין לישיבה את האנשים הנכונים, צריך שלכל אחד יהיה ברור מראש למה הוא מגיע לישיבה, מה התרומה שלו לישיבה, תשדלו להימנע מאנשים שבאים רק כדי לראות מה קורה, כאלה שאין להם אג’נדה או דעה אלא באים רק להשקיף, אם הם ממש מתעקשים לבוא, אז תבהירו מראש שאם הם באים אז אסור להם לדבר או להתערב.
  • תנאים נכונים – זה אולי ישמע טיפ טריוויאלי, אבל תדאגו שהחדר בגודל מתאים למספר המשתתפים, ודאו מראש שיש את העזרים המתאימים, תבהירו לאנשים שאם לא התבקשו אז אסור להם להכניס לפטופים, מחשבי כף יד, בלק-ברי וכו’. אם הם בחרו לבוא שיהיו כל הזמן בפוקוס על הישיבה, אם הם מתעקשים (“כי לא מעניינת אותי כל הישיבה, רק חלקים…”) אז או שמטרת הישיבה מפוזרת מידי, או שהישיבות אינן תכליתיות, ועל זה צריך לעבוד.
  • מיקוד – אחרי שיש לכם מטרה ברורה, את האנשים הנכונים, צריך גם כמובן לבצע את הישיבה, בביצוע הישיבה תפקידכם הוא קריטי בשמירה על מיקוד. ישנה נטייה אנושית לגלוש לנושאים שאינם קשורים לישיבה ואין הדיו בהם משפיע על התוצאה של הישיבה, מדברים על זה פשוט כי זה “מעניין”, המלצתי – אל תתנו לזה לקרות. כשאתם מרגישים שהישיבה הולכת לאיבוד תשאלו את הנוכחים “האם זה קשור למטרת הישיבה, אפשר שדברו על זה אח”כ בפורום אחר ?”.
  • זמנים – על הישיבה להיות תחומה בזמן, ותמיד, אבל תמיד להסתיים בזמן. אם בזמן הנתון לא הצליחו לייצר תוצאה טובה, אז יש לבדוק האם הישיבה לא היתה ממוקדת מספיק או שבאמת לא היה מספיק זמן, אם לא היה מספיק זמן תקבעו ישיבה נוספת, ובפעם הבאה תקבעו מראש ישיבה ארוכה יותר. כמו כן אתם שומרי הסף של הזמן, תדאגו שכולם מודעים לזמן שעובר, שישימו לב עוד כמה זמן נשאר ושיש להגיע לתוצאה בעוד X דקות.
  • סיכום – בסוף הישיבה תדאגו לשקף את ההחלטה שהגיע אליה, תדאגו שהיא תהיה ברורה לכולם, אם צרייך תדאגו שמישהו ישלח סיכום של ההחלטה.

נראה לי שזה מספיק לפוסט אחד בפוסט הבא אתם טיפים מעשיים לניהול הישיבה, איך מתנהגים מנחים בישיבות.

הישיבה היומית – לעמוד זה לא מספיק

בעקבות תגובות רבות ודיון מעניין שהתפתח מסביב לשאלה האם ישיבה יומית היא מועילה או לא החלטתי לכתוב פוסט שמנתח את דפוסי ההתנהגות של הישיבה, מאיזה דברים כדאי להימנע ואיזה התנהגויות יש לעודד ע”מ שהישיבה תהיה מועילה לצוות ולא תיתפס ע”י הצוות כבזבוז זמן.שלב ראשון בדיון הזה הוא לשוב ולהזכיר מהי ישיבה יומית מוצלחת, או מהם המטרות של הישיבה היומית?

  • שיתוף הצוות בהתחייבויות אישיות
  • עדכון סטאטוס
  • זיהוי בעיות
  • חיזוק הצוות.

Daily meeting

זה נכון שברגע שצוות התגבש אז בד”כ אין צורך להשקיע אנרגיה רבה, אך בגלל שהסביבה שלנו דינאמית מאוד, וכל שינוי בדינאמיקה של הצוות עלול לחשוף בעיות, אז באופן עקבי ומתמשך, יש לשים לב שהישיבה היומית אכן מקיימת את המטרות שלה ולא הופכת לבזבוז זמן. אני גם טוען שבעיות שנצפות בישיבה היומית, לעיתים קרובות מעידות על בעיות “עמוקות יותר”.

בפוסט הקודם כבר תיארתי איך מרגישה ישיבה יומית מוצלחת ופחות מוצלחת, ואיך על ישיבה יומית להתנהל, בפוסט הזה אני רוצה לחלוק מניסיוני ולתאר לכם דפוסי התנהגות של הישיבה היומית, ומה לדעתי הן הסיבות להתנהגויות אלה.

  • איחורים – ללא ספק בעיה קשה, אך אם זאת נפוצה. למה שאנשים מאחרים ?
    • תרבות ארגונית של איחורים – במקרה כזה אני ממליץ לנסות לגרום לצוות להרגיש שונה מהארגון, מיוחד, טוב יותר, וע”י כך לעודד התנתקות מהערכים ה”בעייתיים” של הארגון.
    • אנשים מאחרים כי הם עסוקים – לפעמים אנשים מאחרים פשוט כי יש להם כל כך הרבה משימות במקביל שהם מאבדים את הצפון, מעבר לעמדה הברורה שלי על ריבוי משימות (אני נגד!), אני חושב שאולי צריך לבדוק, אולי השעההמקום של הישיבה לא מתאימים להם וכדאי לשנות אותם.
    • אנשים מאחרים כי “לא אכפת להם” – אני לא יודע מה אתכם, אבל בד”כ כשאני רואה אנשים “שלא אכפת להם” ישנה סיבה טובה לכך, אולי מסיבה אחרת הישיבה לא תורמת להם כלום, ואז יש לטפל בסיבה האמיתית.
  • דיווחים – לעיתים לישיבה היומית יש את הדפוס הבא: כל חבר צוות בתורו מדווח לסקראם מסטר ולא לצוות, מובן שחברי הצוות מרגישים מיותרים במצב כזה. מצב זה בד”כ שכיח בצוותים חדשים, ועל הסקראם מסטר לוודא שהישיבה איננה מיועדת לו אלא לצוות, שיטות לעשות את זה הן למשל להרכין ראש, לעמוד עם הגב אל הצוות, ואפילו מידי פעם “בטעות” לא להגיע או לאחר מאוד לישיבה.
  • הישיבה לא מתחילה מעצמה – בדיקה מעניינת היא לבחון מה קורה כשהישיבה מתחילה? האם מישהו צריך להנחות אותה? האם זה הסקראם מסטר? אם כן אז מדובר באינדיקציה שהצוות למעשה עדיין לא עצמאי מספיק, תפקידו של הסקראם מסטר הוא לעודד את הצוות לעצמאות והישיבה היומית היא אמצעי טוב לכך, למשל לעזור לצוות להחליט איך מתנהלת הישיבה, רעיונות כגון, מדבר ראשון מי שהגיע אחרון, או מדברים עם כיוון השעון, מתחילים ממי שיש לו את הנעליים הכי יפות… כל מיני דרכים לגרום לצוות להסתדר ללא מנהיג מקדמות את העצמאות שלו.
  • פסטיבל מספרי סיפורים – בעיה שכיחה בישיבות היא שאנשים מתחילים לדבר… ולא מפסיקים, יש לדאוג שהצוות יתמקד בפרטים החשובים, וע”י כך ישמור על הישיבה קצרה ומועילה, דיווח כגון : “אתמול התחלתי לעבוד על X אבל אז בא חיים והראה לי את הטלפון החדש לו, חבל לכם על הזמן, אח”כ המשכתי והיה לי בעיות עם הרשת אז התעכבתי עוד קצת וגם היה לי מסובך המודול הזה אז ניגשתי ליוסי שעזר לי איזה שעתיים, היום אני מתכוון להמשיך עם מודול X אבל נראה כי אני צריך ללכת מוקדם כי הבן שלי חולה, נראה לי נדבק מהשכנה שלנו, מעצבנת כזאת, אתמול התארחה אצלנו והביאה את הקטנה שלה עם 40 מעלות חום….” איננו מועיל ותורם לתחושה של בזבוז זמן. בעיה כזאת עלולה להצביע על ירידה באנרגיה של הצוות, ותורם רבות לתחושת שעמום בישיבה.
  • פנטומימה – ההפך מסיפורים, דיווחים קצרים מידי, לקונים, ושאינם מספקים שום מידע רלוונטי למשל : “אתמול תיקנתי באג, היום אני אתקן באג, שום דבר לא מפריע לי”. דיווח כזה אינו מספק שום ערך ועדיף שלא יאמר בכלל.
  • איך כן לדווח ? – יש לשמור על סגנון דיווח קצר ואינפורמטיבי, משהו כמו: “היום תיקנתי באג במודול X, הייתה שם גלישת זיכרון במערך, הפכתי אותו לווקטור, עכשיו זה עובד, אני הולך להתחיל לעבוד על פיתוח פיצ’ר Z במודול Y, בעקרון שום דבר לא מפריע לי, אבל אם משיהו מכיר טוב את מודול Y אני אשמח לעבור איתו 10 דקות”.
  • פתרון בעיות – יש להיזהר שהישיבה לא תהפוך לפורום פתרון בעיות, בישיבה הבעיות שעלולות להפריע לצוות לעמוד בהתחייבויות אמורות לעלות אך לא להיות מטופלות, פתרון הבעיות נעשה אחרי הישיבה, ואחד התפקידים של הסקראם מסטר הוא לדאוג לכך. המשפט “דברו על זה אח”כ” הוא משפט נפוץ בישיבות יומיות של צוותים מתחילים.
  • אין בעיות – בעיה נוספת שנתקלתי בה היא שלאף אחד אין בעיות (או לפחות הן לא נאמרות בישיבה היומית), זאת בעיה שבד”כ מצביעה על בעיה עמוקה הרבה יותר, דרך טובה להבין את מקור הבעיות היא הרטרוספקטיבה. דוגמאות לבעיות כאלה הן:
    • המקרה הכי קל אולי הוא כאשר חברי הצוות מיואשים מלהעלות בעיות עקב העובדה שבעיות שנאמרו לא נפתרות בכל מקרה. הפתרון כאן הוא פשוט יחסית – להתחיל להסיר מכשולים של הצוות ולתת לו כלים לפתרון הבעיות.
    • חברי הצוות אינם מרגישים בטוחים מספיק בתוך הצוות ומפחדים להעלות בעיות מחשש שזה יוריד מההערכה אליהם. כאן הפתרון הוא קצת יותר קשה ויש לעזור לצוות לבטוח אחד בשני ע”י בניית סביבה תומכת.
    • מקרה שלישי הוא שהצוות כל כך טוב שהבעיות כולן מטופלות ונידונות מייד כשהן קורות ואין צורך לדון בהן כלל (למרות שאני וגם אחרים ששאלתי לא נתקלו בצוות כזה מעולם).

    אלה הדברים החשובים ביותר שעולים לי כרגע, כמובן שישנם עוד דברים ואתם מוזמנים לתרום מניסיונכם.
    בכל מקרה יש לי רק טיפ אחד חשוב, בתור סקראם מאסטר, תשתדלו לא להתערב בישיבה היומית, תהיו שם, אבל אל תתערבו, תתנו לצוות לטפח את הישיבה הזאת ולפתח אותה למשהו שלו, אם בכל זאת יש לכם אבחנות או שאלות לצוות, אז הייתי ממליץ לטפל בהן אחרי הישיבה אם אפשר.

טוב. ישיבה נעימה :)