Posts tagged ‘ישיבות’

ישיבות או לא להיות

כפי שהובטח, הינה מגיח לו הפוסט השני בנושא ישיבות, אם הראשון התעמק יותר בטיפים כלליים, בפוסט הזה אני רוצה להתעסק יותר בהתנהלות של הישיבה עצמה, ולעשות זאת מהזווית של מנחה הישיבה (או במקרים רבים הסקראם מסטר – Scrum master).

clip_image002באופן קלאסי ישיבה מתחלקת לשלושה חלקים:

– הכנת השטח.
– איסוף נתונים
– עיבוד הנתונים.

הכנת השטח
הכנת השטח כוללת בד”כ הצגה ברורה של הנושאהבעיההשאלה שבגללה כינסנו את הישיבה, למרות שלעיתים זה נשמע טריוויאלי, ויש הנוטים לחשוב שאין בכך צורך, הניסיון שלי מראה לי שיש ערך רב בלהשקיע מספר דקות ולהבהיר (שוב) את הסיבה המדויקת שבגינה מתקיימת הישיבה.
ניתן לשאול את המשתתפים האם הנושא הזה מקובל עליהם, האם זה מה שהם רוצים לדון בו, מרבית הסיכויים הם שתקבלו כן מכולם, אבל פעולה פשוטה זו מסייעת בהעלעת מידת המחוייבות של המשתתפים.
אני ממליץ שבנוסף לתיאור בע”פ של הנושא, הנושא יהיה זמין ובולט בצורה ויזואלית, ע”י כתיבה שלו על לוח מחיק או על פליפ-צ’ארט (מישהו יודע איך קוראים לזה בעברית?), כאשר הנושא קיים באופן ויזואלי זה עוזר לשמור על המיקוד של המשתתפים, ומשמש ככלי עזר למנחה הישיבה במקרה שמאבדים את הפוקוס ע”י שימוש במשפטים בגון: “חיים, זה קשור באופן ישיר לנושא או שניתן לדון הזה אח”כ ?”
בחלק הזה של הישיבה גם ניתנת הזדמנות למשתתפים לצאת מהישיבה כי זה לא מה שהם חשבו, או שהם חושבים שאין שום ערך מוסף בהשתתפותם. שלב זה בד”כ דורש 5%-10% מזמן הישיבה.

איסוף נתונים
זהו השלב השני, לשלב זה רוב הישיבות מגיעות, אבל רבות גם לא יוצאות ממנו.
בשלב זה אנו מעוניינים שהמשתתפים יאספו ידע והבנה לגבי הנושא, יחליפו דעות בינהם, ויבנו למעשה, ידע שבאמצעותו נוכל להתקדם. תפקיד המנחה הוא בד”כ לספק את התשתית לאיסוף הידע ולאפשר למשתתפים להישאר ממוקדים ולקבל תועלת מירבית ומספר רב ככל האפשר של תגובות רלוונטיות אפשריות. ישנן טכניקות רבות לאיסוף מידע בקבוצה (הנה רעיון לפוסט), ולא נדון בהם במאמר הזה. (מיקוד, כבר אמרתי?)
ע”מ לאפשר לכל הנכחים להשתמש בנתונים ובתגובות שנאספו אני ממליץ לדאוג לכך שכל התגובות יהיו זמינות לכולם ע”י שימוש בלוח מחיק מקרן משהו דומה. השלב הזה בד”כ דורש 50%-70% מזמן הישיבה.

עיבוד הנתונים
זה החלק הקשה, אליו לעיתים קרובות מידי פשוט לא מגיעים… ובנוסף, בלעדיו לישיבה אין ערך.
בחלק זה אמורים משתתפי הישיבה להשתמש בידע שנצבר בחלק הקודם ולקבל החלטות ביצועיות לגבי ההמשך.
בכדי להגיע אליו תמיד, אני ממליץ לתחום בזמן את איסוף הנתונים, וגם במקרה ש”לא סיימנו” לנסות ולקבל החלטות על סמך המידע שכן הצלחנו לצבור, כאשר אני יוצא מהנחה ש”עדיף לקבל החלטות בינוניות מאשר לא לקבל החלטות בכלל”.
ישנם מקרים שבהם לא ניתן לקבל את כל ההחלטות אבל יש מספיק ידע לקבל חלק מהן, גם זה אפשרי, במקרים חריגים ניתן להסכים שעדיין לא ניתן להחליט כלל ואז ההחלטה היא מתי ואיפה נמשיך לדון בנושא, מה שחשוב הוא שנצא מהישיבה עם משהו קונקרטי ביד, שלא נרגיש ש”שרפנו” עוד שעה לחינם.
ישנן מספר טכניקות ידועות לקבלת החלטות בקבוצה וניתן לקרוא על בספרות בנושא.

המודל שהצגתי הוא לא מקורי או מיוחד, זה מודל שאני ממליץ לכל מי שאני מייעץ כקו מנחה לניהול ישיבות, אני מאמין שאם תפעלו ע”פ המודל הזה, תגיעו לתוצאות טובות יותר ולישיבות “איכותיות” יותר.

י יש ישי ישיב ישיבו ישיבות

ישיבות זה נושא בעייתי ומעניין, כמה מכם מוצאים את עצמיכם יושבים בישיבות משועממים ושואלים “מה אני עושה פה, למה זימנו אותי בכלל?” או “איזה בזבוז זמן”. ישנם סוגים רבים של ישיבות, לדעתי הישיבות היחידות שצריכות לקרות בסקראם הם ישיבות שיתפויות שכל אחד מהנכחים מרגיש שהזמן שלו מנוצל כראוי ושיש לו מה לתרום לישיבה.
בשביל להמחיש אתן דוגמא הפוכה קלאסית: ישיבת סטטוס שבה יושבים כל הצוות, וראש הצוות עובר אחד אחד ושואל אותו מה הסטטוס, מה שבעצם קורה פה זו ישיבת אחד על אחד של ר”צ עם כל אחד מחברי הצוות כשבכל רגע נתון רק אחדמחברי הצוות מדבר, ותמיד פונה אל אותו אדם (ר”צ).
זה בזבוז זמן!

כחלק משגרת היום יום, בד”כ סקראם מסטר (Scrum Master) משמשים כמנחים של ישיבות עבור הצוות, ישיבות טכניות, ישיבות קבועות (רטרוספקטיבה, תכנון הספרינט וכד’). הנחיית ישיבות היא לא דבר טריוויאלי ובחרתי להציג מספר טיפים להנחיה של ישיבות.

  • clip_image002נייטרליות – אני רוצה שתשימו לב לניסוח שבחרתי – “מנחים של ישיבות”, מה ההבדל בין להנחות ישיבה לבין לנהל ישיבה, מנחה של ישיבה הוא לא צד לישיבה, תיאורתית התוצאות של הישיבה אינן משפיעות עליו, תפקידו אינו לקחת חלק פעיל בישיבה אלא רק לעזור לצוות להגיע לתוצאה הרצויה. המסר שאנו רוצים לשדר לצוות הוא: האחריות אצלכם, ההחלטה שלכם ומשפיעה עליכם, אני כאן רק בשביל לעזור לכם להגיע להחלטות. אם חשוב לכם לרתום את המוחות של חברי הצוות אז תקפידו להישאר נייטרלים. אם קרה המקרה ואתם מרגישים שאתם חייבים להתערב, אז אחרי שוידאתם עם עצמכם שאתם ממש, אבל ממש חייבים להתערב (כי אחרת יקרה נזק בלתי הפיך) אז אנא, בקשו רשות להביע את הדעה שלכם והבהירו לצוות שאתם לרגע קט לא תהיו נייטרלים.
  • תוצאה ברורה – לפני כל ישיבה רצוי שיהיה ברור לכם ולמשתתפים הפוטנציאלים מהי התוצאה הרצויה, אני לא יכול להדגיש מספיק את החשיבות של הדבר הזה, אם אין לכם הגדרה ברורה של התוצאה הרצויה (החלטת דיזיין, החלטה עסקית, הערכת מאמצים וכדו’) אל תקיימו את הישיבה כלל, מירב הסיכויים הם שלא יצא כלום מהישיבה והיא תהיה בזבוז זמן שלכם ושל המשתתפים. אני גם ממליץ בתחילת הישיבה לציין את המטרה בצורה ברורה ומדויקת, ואני אף נוהג וממליץ לכתוב אותה על הלוח בכדי שכל הזמן תהיה לנגד עיניינו.
  • האנשים הנכונים – תדאגו להזמין לישיבה את האנשים הנכונים, צריך שלכל אחד יהיה ברור מראש למה הוא מגיע לישיבה, מה התרומה שלו לישיבה, תשדלו להימנע מאנשים שבאים רק כדי לראות מה קורה, כאלה שאין להם אג’נדה או דעה אלא באים רק להשקיף, אם הם ממש מתעקשים לבוא, אז תבהירו מראש שאם הם באים אז אסור להם לדבר או להתערב.
  • תנאים נכונים – זה אולי ישמע טיפ טריוויאלי, אבל תדאגו שהחדר בגודל מתאים למספר המשתתפים, ודאו מראש שיש את העזרים המתאימים, תבהירו לאנשים שאם לא התבקשו אז אסור להם להכניס לפטופים, מחשבי כף יד, בלק-ברי וכו’. אם הם בחרו לבוא שיהיו כל הזמן בפוקוס על הישיבה, אם הם מתעקשים (“כי לא מעניינת אותי כל הישיבה, רק חלקים…”) אז או שמטרת הישיבה מפוזרת מידי, או שהישיבות אינן תכליתיות, ועל זה צריך לעבוד.
  • מיקוד – אחרי שיש לכם מטרה ברורה, את האנשים הנכונים, צריך גם כמובן לבצע את הישיבה, בביצוע הישיבה תפקידכם הוא קריטי בשמירה על מיקוד. ישנה נטייה אנושית לגלוש לנושאים שאינם קשורים לישיבה ואין הדיו בהם משפיע על התוצאה של הישיבה, מדברים על זה פשוט כי זה “מעניין”, המלצתי – אל תתנו לזה לקרות. כשאתם מרגישים שהישיבה הולכת לאיבוד תשאלו את הנוכחים “האם זה קשור למטרת הישיבה, אפשר שדברו על זה אח”כ בפורום אחר ?”.
  • זמנים – על הישיבה להיות תחומה בזמן, ותמיד, אבל תמיד להסתיים בזמן. אם בזמן הנתון לא הצליחו לייצר תוצאה טובה, אז יש לבדוק האם הישיבה לא היתה ממוקדת מספיק או שבאמת לא היה מספיק זמן, אם לא היה מספיק זמן תקבעו ישיבה נוספת, ובפעם הבאה תקבעו מראש ישיבה ארוכה יותר. כמו כן אתם שומרי הסף של הזמן, תדאגו שכולם מודעים לזמן שעובר, שישימו לב עוד כמה זמן נשאר ושיש להגיע לתוצאה בעוד X דקות.
  • סיכום – בסוף הישיבה תדאגו לשקף את ההחלטה שהגיע אליה, תדאגו שהיא תהיה ברורה לכולם, אם צרייך תדאגו שמישהו ישלח סיכום של ההחלטה.

נראה לי שזה מספיק לפוסט אחד בפוסט הבא אתם טיפים מעשיים לניהול הישיבה, איך מתנהגים מנחים בישיבות.