Posts tagged ‘Simplicity’

מטריקות בע”מ

לפני כשבוע השתתפתי בקורס של יורגן אפלו בנושא ניהול ומנהלים בסביבה אג’ילית. שם הקורס הוא זהה לשם הספר שהוא כתב Management 3.0.

הקורס מורכב מהרבה חומר תיאורטי ולא מעט תרגילים שמתבצעים בקבוצות. אחד הנושאים שיורגן מדבר עליהם הוא שבמקרים מסוימים הארגון מתייחס לדברים מורכבים כאל דברים פשטניים, ואין הבנה עמוקה מספיק של המשמעויות של פעולות, אפילו טריוויאליות, שהמשמעות שלהן במערכת מורכבת אדפטיבית (Complex Adaptive System) הן לא לינאריות ויש להן תוצאות לא צפויות, לפחות במידה מסוימת.

 photo

אחת מהפעולות הללו היא קביעת יעדים ומדידתם ע”י שימוש במטריקות כאלה ואחרות. עוד נחזור לזה.

ביום השני של הקורס יורגן דיבר על ההתייחסות הבעייתית לעתים של “אנשי האג’יל” ואני ביניהם לנושא של ערך ללקוח, רובנו חוזרים שוב ושוב על המנטרה “תפקידו של הארגון הוא לייצר ערך ללקוחות שלו”, יורגן טוען, ולטעמי בצדק, שזו התייחסות פשטנית מידי, ילדותית אפילו, רק ערך ללקוח? זה התפקיד של הארגון? מה עם ערך לעובדים? לקהילה? ערך לבעלי המניות? או לספקים? ומה עם עוד דברים שהארגון מספק כגון זמן, כלים וכו’

הוא כנראה צודק, אבל זה נושא אחר, בנושא הבטחתי לדבר על מטריקות, אז איפה הערך ללקוח איפה ? 😉

במסגרת הנושא יורגן הציג טבלה ובה שבע עמודות שמייצגות את הישויות שהארגון מייצר משהו עבורן, וכמו כן 7 פרספקטיבות של המשהו הזה, דברים כגון: זמן, כלים, ערך פונקציונליות ועוד, יורגן ביקש שנמצא KPI’s שונים בשביל למדוד את הדברים הללו.
לדוגמא: מדד לשימוש בכלים מהפרספקטיבה של האינדיבידואל יכול להיות “WTH(What the hell) Per minute” – למי שלא מבין, למדוד כמה פעמים בדקה אומר “מה לעזעזל?” מי שמשתמש בכלי מסוים.

photo

הדבר המדהים שקרה בתרגיל הזה שהצלחנו בתוך זמן קצר מאוד למצוא עשרות של מדדים לנושאים השונים, אפילו החלטנו בצוות להקים חברת סטארט-אפ שמייצרת מדדים לארגונים.
דבר שגרם לי לחשוב: כמה בקלות ארגונים מוצאים מדדים אם הם רוצים, כמה בקלות מצליחים לעוות תפיסת מציאות בעזרת מדדים או אפילו לייצר מציאות חדשה עקב המדדים החדשים שהוצבו. מלחיץ.

אנו בטוח שרוב הקוראים מודדים או נמדדים בעזרת מדדים כאלה ואחרים, ומזמין אותכם לחשוב:
– האם המדדים עוזרים לכם או מרחיקים אותכם מהיעדים שלכם ?
– האם אתם מודעים לכך שמדדים מספריים הם פשטניים מידי ונוטים לייצר תופעות לוואי לא רצויות ?
– האם יש לכם סיבה טובה למדוד את מה שאתם מודדים, או שהמדד רק משמש (או לפחות ככה אתם חושבים) הכוונה לעובדים שלכם ?

לסיום ניקח דוגמא קלאסית: ישנם ארגונים שמודדים את כמות הבאגים שנפתרים ומתגמלים ע”פ המדד הזה. הם חושבים שככה תהיה יותר מוטיבציה למפתחים לפתור באגים, הם חושבים שע”י הצבת היעד הזה יהיה שיפור באיכות, הם חושבים שזה משדר לעובדים שהדבר הכי חשוב זה לפתור באגים, אבל… הם שוכחים ש:

You get what you measure

מה שאנשים אינטליגנטיים עושים, ואם אתם קוראים את הבלוג הזה אתם בוודאי אינטליגנטיים, הם מוצאים דרכים להגיע ליעד הזה, למשל: לייצר באגים.
כשיש הרבה באגים קל לפתור הרבה באגים, לא? הנה קיבלתי בונוס של 150%, יופי!

בבקשה, לטובתכם, תשימו לב טוב טוב מה אתם מודדים, למה, והאם אולי כדאי לשקול להפסיק למדוד לפחות חלק מהדברים, אם לא את כולם.

כלים אג’ילים – יש דבר כזה?

לא פעם ולא פעמיים אני נשאל:
“אנחנו מתחילים לעבוד בסקראם (או כל שיטה אג’ילית אחרת) באיזה כלי כדאי להשתמש בכדי לנהל את הפרויקט שלנו?”
וכמעט תמיד התשובה שלי היא משהו בסגנון “מה רע בלוח עם פתקים או כרטיסיות?” או במקרה הגרוע “מה רע באקסל או בכל גיליון אלקטרוני אחר?”  למה אני חושב ככה?

notoolsReq הסיבה העקרית היא שאני לא ממליץ על שימוש בכלים, היא שאני מאמין שהבעיות של המערכת לא ניתנות לפתרון באמצעות תוספת של כלים או תהליכים, להיפך, כשמנסים לפתור בעיות ע”י הוספה של כלים או תהליכים חדשים, עלולה להיווצר תחושה נעימה (ומזויפת) של שליטה ובקרה, כשלמעשה ההיפך הוא הנכון, הכלים הללו מונעים שקיפות אמיתית ומורידים את איכות התקשורת בין האנשים בארגון (למה לדבר, יש הכל בכלי).

כשאנחנו מחדירים כלי שמטרתו “לנהל” את התהליך וההתנהלות של הפרויקט, אנחנו מסיטים את הפוקוס מהמקום שבו הוא צריך להיות – הארגון ומהערכת, לכיוון התיישרות לכלי מסוים ולאילוצים שהוא כופה עלינו.

נסקור את הסיבות לשימוש ב”כלים אג’ילים” שאני נתקל בהן:

שליטה: כלי אג’ילי מאפשר לי בצורה ממוכנת להקצות משימות לצוותים ולאנשים, ללא הצורך לבוא איתם במגע: אני מריח בעיה מערכתית שקשורה למעורבות של האנשים, ולאיכות התקשורת בינהם. מה כל כך נורא בלתקשר משימות פנים אל פנים בשיחה בע”פ, אני לא פוסל גיבוי של המסרים בכתב או אחרת, אבל אין תחליף לשיחה. אז לצורך הקצאת משימות אין צורך בכלי!

בקרה: כלי אג’ילי מאפשר לי לדעת בכל רגע נתון, מה המצב של הספרינט הנכחי ושל הפרויקט כולו: למה כל  כך חשוב לך לדעת בכל רגע נתון וברמת הספרינט מה המצב? האם את לא סומכת על הצוות שכאשר תהיה בעיה הם יצרו איתך קשר ויתריעו על כך? האם לא סביר בעינייך פעם במספר ימים לקפוץ לישיבת הדיילי ולשמוע במו אזנייך מה קורה? רצוי אפילו שתפגיני מעורבות אמיתית, ע”י “ירידה לעם” מידי פעם.
ברמת המוצר, גרף ה-Burndown של הפרויקט אמור לתת לך תמונה מאוד ברורה על מצב הפרויקט הנכחי. מעבר לכך כל נתון אחר אמור להיות שקוף וחשוף ע”פ הצורך ואם הוא לא – ישנה בעיית שקיפות.ושום כלי לא יעזור, הוא רק יחמיר את המצב. לצורך בקרה אין צורך בכלי!

סיבוכיות: כלי אג’ילי מאפשר לי לנהל את המורכבות והסיבוכיות שיש בפרויקט שלי: למה ניהול הפרויקט כל כך מסובך שהוא דורש כלי? לי זה נשמע שעצם הבעיה היא הסיבוכיות הגבוהה שדורש ניהול הפרויקט, ניהול פרויקט בסקראם בנוי להיות פשוט, מהיר וגמיש לשינויים, אם הפרוייקט שלכם לא יכו ללהתנהל ככה, הפתרון הוא לא בצורך של כלי, הפתרון הוא לפשט את הפרויקט, וכן, זה אפשרי. לצורך התמודדות עם מורכבות אין צורך בכלי!

ניתוח נתונים: כלי אג’ילי מאפשר לי לנתח את הנתונים בפרויקט שלי: איזה נתונים בדיוק צריך לנתח שלא ניתן לעשות בכלים פשוטים? עלות פרויקט ליום? אני מוכן לתת לכם את הנוסחה הפשוטה (מספר אנשים שעובדים ליום * עלות של אדם ליום + תקורה יומית). הנתון הכי חשוב בפרויקט הוא Velocity והוא מחושב מעצמו ע”י ניהול נכון של פרויקט. ממנו קל לגזור נתונים חשובים כגון עלויות, זמנים ועוד.לצורך ניתוח נתונים אין צורך בכלי!

עקרון חשוב ומנחה במניפסט האג’ילי (עקרון 5) הוא:

Build projects around motivated individuals, give the environment and the tools they need, and trust them to get the job done.

עקרון נוסף חשוב (עקרון 11) הוא:

The best architectures, requirements and design emerge from self-organizing teams

בכלים האג’ילים הללו  הדגש הוא על דיווח ומעקב, דבר שסותר כמעט באופן מלא את העקרונות האג’ילים שציינתי מעל. מנסיוני התוצאות של שימוש בכלים כאלה, כמעט תמיד גורר עיוות של המציאות ע”י סילוף של הנתונים.
למשל: מי רוצה כל יום מחדש לתת הסברים על למה הגרף לא מתקדם כצפוי, עדיף פשוט לגרום לו להתקדם ככה ולעבוד בשקט…

image ואולי נקודה חשובה לא פחות: הכלים הללו בד”כ עולים, ועולים הרבה כסף, אני מציע שבמקום להשקיע מספר אלפי דולרים (במקרה הטוב) בכלי לניהול פרויקט אג’ילי, תקחו את אותו כסף ותקנו עוד כמה ספרים לארגון, אולי תוציאו חלק מהאנשים לקורסים, אולי תעשו יום כיף? אני בטוח שיש לכם רעיונות טובים לא פחות לאיך לנצל מספר אלפי דולרים בשנה.

ולסיום אני מסייג: בהחלט ישנם מצבים שבהם עבודה עם כלים לניהול פרויקט אג’ילי יכולה לשפר את איכות החיים (בעיקר של המנהלים) אבל בכדי למנוע את התופעות שהזכרתי, אני ממליץ להתחיל להשתמש בהם רק אחרי שוידאתם שהתרבות והלך הרוח של הארגון דוחפים לשיתוף פעולה, לחוסר האשמה ולאמון הדדי, וזה לטעמי לוקח בין שנה לחמש שנים.
אחרי שזה קורה, תשקלו איזה כלי מתאים לכם :)

לסיום אני רוצה לצטט משפט מתוך ספר של בס וודה וקרייג לרמן:
If you automate a mess, you will get an automated mess.